Perché serve una codifica
Senza una codifica comune ogni persona chiama gli utensili a modo suo: «fresa 10», «FRESA D10 Z4», «fr.10». Il risultato sono doppioni in anagrafica, ordini sbagliati, utensili che sembrano mancare e invece sono in magazzino con un altro nome. Un codice univoco per ogni utensile risolve tutto questo, a patto che sia costruito con poche regole chiare e rispettate da tutti.
La struttura: categoria, dimensione, progressivo
Lo schema più robusto è in tre parti a lunghezza fissa. Ad esempio FR-0100-0001:
- FR è la categoria: due lettere facili da ricordare (FR fresa, PU punta, MA maschio, IN inserto).
- 0100 è la dimensione principale in decimi di millimetro, sempre a quattro cifre: 0100 vuol dire 10,0 mm, 0068 vuol dire 6,8 mm.
- 0001 è un progressivo senza significato, che distingue utensili della stessa categoria e dimensione.
La lunghezza fissa fa sì che i codici si ordinino bene in qualsiasi elenco, e la dimensione nel codice permette di trovare un utensile a colpo d'occhio, anche senza leggere la descrizione.
Cosa non mettere nel codice
Nel codice va solo ciò che non cambia mai. Restano fuori:
- il prezzo e l'ubicazione a magazzino, che cambiano nel tempo;
- le caratteristiche secondarie (numero di taglienti, rivestimento, angolo d'elica), che vanno nella descrizione.
Attenzione invece alla marca: due frese Ø10 di costruttori diversi non sono lo stesso utensile. Cambiano geometria, grado, rivestimento, durata e dati di taglio, e spesso anche i parametri del programma in macchina. Per questo ogni articolo di ogni costruttore ha il suo codice: se un giorno cambi marca, crei un nuovo progressivo e lo storico resta pulito, con le prestazioni di ciascun utensile al loro posto. Marca e codice del costruttore stanno in due campi dell'anagrafica, legati al codice.
La descrizione fa il resto
Il codice identifica, la descrizione spiega. Conviene scriverla sempre nello stesso ordine: tipo, materiale, dimensione, caratteristiche. Ad esempio «Fresa MD Ø10 Z4 elica 30°» oppure «Punta MD Ø6,8 per M8». Con un ordine fisso le descrizioni si confrontano facilmente e i doppioni saltano all'occhio.
Come evitare i doppioni
- Prima di creare un codice nuovo si cerca per categoria e dimensione: se esiste già lo stesso articolo, stesso costruttore e stesso codice di catalogo, si usa quello.
- Una sola persona, o un ruolo preciso, approva i codici nuovi.
- I codici non si riusano mai: un utensile dismesso resta in anagrafica come «non più in uso».
- Niente categorie generiche come «VARIE»: diventano il posto dove finisce tutto quello che non si è voluto classificare.
Il passaggio da Excel
Chi parte da un foglio Excel può procedere così: esportare l'elenco, uniformare le descrizioni nell'ordine scelto, raggruppare per categoria e dimensione, segnare i doppioni e solo alla fine assegnare i nuovi codici. Conviene tenere una colonna con il vecchio codice, così per qualche mese le due nomenclature convivono senza errori.
Gli errori più comuni
- Codici troppo lunghi, che nessuno riesce a dettare al telefono.
- Lo stesso codice usato per utensili di marche diverse «tanto sono uguali»: non lo sono, e lo storico non dice più niente.
- Dimensioni scritte senza lunghezza fissa (10, 6.8, 06,80).
- Categorie create a ogni nuovo acquisto, fino ad averne cinquanta.
Dieci-quindici categorie ben scelte bastano a coprire quasi tutta un'utensileria di tornitura e fresatura.